Documentation technique
Contexte
La documentation technique doit permettre de démontrer la conformité à l'ensemble des exigences essentielles applicables. Elle permet de comprendre la conception, la fabrication et le fonctionnement du dispositif. Cette documentation est tenue à jour en continu notamment avec les évolutions du dispositif, de l'état de l'art et des éléments issus de la surveillance après commercialisation et doit être tenue à la disposition des autorités compétentes pour tout contrôle ou inspection qu'elles jugeraient nécessaire.
Complément : Durée de conservation de la documentation technique
Les directives DM impliquent que le fabricant ou son mandataire tiennent à la disposition des autorités nationales, pendant une période d'au moins cinq ans, et dans le cas de dispositifs implantables, au moins quinze ans, après la fabrication du dernier produit la documentation technique démontrant que le dispositif est conforme aux exigences essentielles.
Texte légal : Les référentiels
Quelle que soit la procédure choisie par le fabricant pour établir la conformité aux exigences essentielles des Directives de marquage CE et quelle que soit la classe du dispositif, le fabricant doit tenir à jour une documentation technique (Directive 93/42/CEE Annexe VII paragraphe 3, Annexe III paragraphe 3 ou Annexe II paragraphe 3.2). Le fabricant peut également se référer à la recommandation NB-MED/2.5.1 , non opposable pour rédiger le dossier technique.
Par ailleurs le règlement 2017/745 consacre deux annexes (II et III) au contenu de la documentation technique.
La documentation technique
La documentation technique regroupe les documents, données et enregistrements permettant de contrôler et de vérifier la conformité des dispositifs. Selon la classe du dispositif, la documentation technique est revue par l'organisme notifié, soit lors des audits périodiques de qualité (par échantillonnage) soit de façon systématique en vue de l'obtention du marquage CE (obligatoire pour les DM de classe III et DMIA). La documentation technique peut également être auditée par l'organisme notifié lors de visites inopinées ou dans le cadre d'inspections par l'autorité compétente.
La documentation technique est composée des éléments suivants :
Une description générale du produit, y compris les variantes envisagées et leur(s) utilisation(s) prévue(s). Cette description peut inclure, lorsque cela est approprié, la population de patients cible, l'état clinique des patients et/ou les utilisateurs concernés.
Des spécifications de conception, y compris les normes qui seront appliquées et les résultats de l'analyse de risques ainsi que la description des solutions adoptées pour satisfaire aux exigences essentielles qui s'appliquent aux produits lorsque les normes harmonisées ne sont pas appliquées entièrement.
Les techniques de contrôle et de vérification de la conception ainsi que les procédés et les actions systématiques qui seront utilisés lors de la conception des produits,
Si le dispositif doit être raccordé à un (d') autre(s) dispositif(s) pour pouvoir fonctionner conformément à sa destination, la preuve qu'il satisfait aux exigences essentielles lorsqu'il est raccordé à l'un quelconque de ces dispositifs ayant les caractéristiques indiquées par le fabricant doit être apportée,
Une déclaration indiquant si le dispositif incorpore comme partie intégrante une substance, une substance dérivée du sang humain visée au point 7.4 de l'annexe I et des données relatives aux essais effectués à cet égard qui sont nécessaires pour évaluer la sécurité, la qualité et l'utilité de cette substance ou de la substance dérivée du sang humain, en tenant compte de la destination du dispositif,
Une déclaration indiquant si le dispositif est fabriqué ou non à partir de tissus d'origine animale tels que visés à la directive 2003/32/CE de la Commission,
Les solutions choisies par le fabricant dans la conception et la construction des dispositifs, qui tiennent compte de l'état de la technique reconnu, et appliquées dans l'ordre suivant :
Éliminer ou réduire les risques (sécurité inhérente à la conception et à la fabrication)
Le cas échéant, prendre les mesures de protection appropriées, y compris les dispositifs d'alarme au besoin, pour les risques qui ne peuvent être éliminés
Informer les utilisateurs des risques résiduels dus à l'insuffisance des mesures de protection adoptées
L'évaluation préclinique,
L'évaluation clinique visée à l'annexe X : le cas échéant, lorsque le fabricant décide de ne pas mener d'investigation clinique, il doit justifier de sa décision et démontrer l'équivalence de son dispositif en cas de recours à la littérature pour effectuer l'évaluation clinique,
La validation des procédés de fabrication et procédés spéciaux,
Le projet d'étiquetage et, le cas échéant, de notice d'utilisation.
La documentation technique, notamment les parties concernant l'analyse des risques et l'évaluation clinique, est mise à jour en fonction des données issues de la surveillance après commercialisation, de l'évolution de l'état de l'art, des données cliniques disponibles sur le dispositif ou sur des dispositifs similaires et des modifications de conception / fabrication intervenant au cours de la vie du dispositif. Lorsque les modifications sont substantielles, dans le cas d'une évaluation de la conformité incluant un examen CE de type (Annexe III) ou de conception (Annexe II.4), le fabricant doit les soumettre pour approbation à l'organisme notifié ayant délivré le certificat d'examen CE de type avant mise en œuvre.
La documentation technique est rédigée dans une langue communautaire acceptée par l'organisme notifié.
Complément : Modifications substantielles
Toute modification substantielle doit donner lieu à notification à l'organisme notifié et à son évaluation favorable avant mise en œuvre de cette modification par le fabricant. Le guide NBOG 2014-3 précise la notion de « substantielle » sur différents aspects (conception, production, information...).
Exemple : Sommaire d'un dossier technique
Dans la pratique, vous trouverez ci-dessous les éléments qui doivent figurer dans la documentation technique au regard du règlement 2017/745 :
Documentation technique
1. Description et spécification du dispositif, y compris les variantes et les accessoires
1.1. Description et spécification du dispositif
1.2. Référence à des générations précédentes et similaires du dispositif
2. Informations devant être fournies par le fabricant
3. Informations sur la conception et la fabrication
4. Exigences générales en matière de sécurité et de performances
5. Analyse bénéfice/risque et gestion des risques
6. Vérification et validation du produit
6.1. Données précliniques et cliniques
6.2. Informations supplémentaires requises dans des cas spécifiques
Documentation technique relative à la surveillance après commercialisation
1. Plan de surveillance après commercialisation établi conformément à l'article 84.
2. PSUR visé à l'article 86 et rapport sur la surveillance après commercialisation visé à l'article 85.